Telelavoro, ma perché oggi se ne parla tanto e come può essere organizzato al meglio? Intuitivamente, è facile capire a che cosa stiamo facendo riferimento quando parliamo di telelavoro: la possibilità di lavorare da remoto, ancora meglio da casa, è ormai stata sdoganata all’interno delle organizzazioni private e persino nell’ambito PA, dopo anni di resistenze, specie da parte di datori di lavoro troppo abituati alla presenza fisica.

È però sempre bene fare riferimento a delle definizioni che ci aiutino a comprendere meglio l’ambito di applicazione effettivo. Secondo l’accordo quadro europeo siglato dai sindacati continentali, il telelavoro “costituisce una forma di organizzazione e/o di svolgimento del lavoro che si avvale delle tecnologie dell’informazione nell’ambito di un contratto o di un rapporto di lavoro, in cui l’attività lavorativa, che potrebbe essere svolta nei locali dell’impresa, viene regolarmente svolta al di fuori dei locali della stessa”.

Insomma, da questa definizione appare chiaro che il telelavoro può essere considerato come un modo di lavorare che è indipendente dalla localizzazione geografica dell’ufficio o dell’azienda ed è abilitato dall’uso di sistemi informatici. 

Tipicamente il telelavoro viene effettuato dal proprio domicilio, ma in realtà la diffusione del paradigma della mobility rende possibile la piena operatività anche durante gli spostamenti. Ovviamente, per abilitare il televoro servono delle tecnologie apposite che permettano un’organizzazione del lavoro in maniera analoga a quella classica d’ufficio: PC, connessione dati, mail, sistemi per le videoconferenze, ecc. 

I vantaggi del telelavoro

Ma quali sono i vantaggi del telelavoro? Innanzitutto, diversi studi hanno dimostrato come il telelavoratore in media si senta più soddisfatto e realizzato della propria attività, soprattutto per effetto della riduzione dello stress relativo agli spostamenti e alla maggiore semplicità nel conciliare la vita lavorativa con quella familiare. Non a caso, di norma si riscontra una maggiore produttività del telelavoratore, che con questa modalità appare anche più responsabilizzato nel portare a termine i propri compiti. Allo stesso tempo il telelavoro comporta di per sé una serie di vantaggi anche dal punto di vista aziendale: una riduzione dei costi di trasporto del personale, che spesso sono a carico delle imprese e, soprattutto un taglio delle spese legate al mantenimento degli uffici.  Con un numero consistente di persone che applicano il telelavoro, infatti, diventa possibile organizzare sedi di dimensioni più ridotte, con conseguente diminuzione degli affitti e di tutte le altre spese correlate. C’è poi, naturalmente, il beneficio legato alla maggiore resilienza: in caso di impedimento a raggiungere la sede, ad esempio a causa di scioperi dei mezzi pubblici o di calamità naturali, il telelavoro rende comunque possibile assicurare la produttività dei dipendenti, a tutto beneficio del business.

Le possibili controindicazioni da prevenire

 Ovviamente, se non organizzato correttamente, anche il telelavoro può presentare dei risvolti negativi: nonostante il generale aumento della soddisfazione, alcuni telelavoratori, a lungo andare possono lamentare una pericolosa sensazione di isolamento dal resto dell’azienda, a causa dell’assenza di interazione sociale con i propri colleghi. Un isolamento che, è il timore di alcuni, potrebbe anche inficiare le proprie possibilità di carriera all’interno dell’azienda. Inoltre, non pochi faticano a separare in maniera efficace vita lavorativa e vita domestica, rischiando di essere travolti da quest’ultima o – al contrario – a lavorare anche nelle ore notturne e nei fine settimana. Per le aziende diventa quindi fondamentale organizzare al meglio il telelavoro dei propri dipendenti, partendo dal presupposto che non essere fisicamente presenti in azienda modifica inevitabilmente le abituali interazioni tra i lavoratori, i collaboratori ed i manager.

Smart Working

I consigli di Jabra per il telelavoro

 Alcuni consigli utili arrivano da Jabra, vendor di soluzioni audio video che abilitano il lavoro da remoto e che dunque possiede una certa competenza in materia (qui trovate una pratica guida completa che ha sviluppato appositamente Jabra con i suoi espertiIl primo suggerimento è quello di far praticare il telelavoro a tutti i dirigenti di alto livello, Ceo compreso, in modo da dare l’esempio. Da un punto di vista tecnologico, il telelavoro deve essere abilitato con la scelta di applicazioni che favoriscano collaborazioni e produttività, basate sul cloud e che consentano di accedere ai file e allo storage condivisi, nonché agli strumenti di gestione del flusso di lavoro e alle piattaforme di comunicazione. Oltre a software e piattaforme digitali, nel telelavoro i dipendenti devono poter contare su dispositivi audio e video professionali per connettersi con i colleghi, nonché su qualsiasi altro componente hardware necessario per comunicare in modo efficiente da casa. 

In questo senso l’elemento video può fare la differenza: il contatto visivo, anche se virtuale, potenzia la fiducia e la comunicazione tra le persone e riduce i tempi delle riunioni. Sempre nell’ottica di mantenere il contatto umano anche a distanza, può risultare utile per i manager effettuare una breve videochiamata di 10-15-minuti all’inizio di ogni giornata con ciascun lavoratore remoto, oppure una collettiva con i membri di tutto il team. Secondo Jabra questa modalità facilita la comunicazione quotidiana e aumenta la concentrazione dei dipendenti sul lavoro. In ogni caso, i manager devono focalizzarsi sull’ottenimento dei risultati da parte del team, piuttosto che sulla presenza on line nei classici orari di ufficio. 

Videoconferenze tra sede e uffici remoti, come, quando e perchè 

Un capitolo, un focus a parte merita poi la nuova normalità dei meeting ibridi. Ovvero di quelle riunioni che in questa fase di progressiva riapertura si svolgono sempre più in parte in azienda e in parte da remoto. Una situazione che aumenta il livello di pressione esercitato su prestazioni, continuità, sicurezza delle piattaforme tecnologiche scelte. Una nuova normalità che prevede anche il rispetto di una serie di regole di distanziamento dalle quali è impossibile ormai prescindere.

A questo proposito qui la guida completa sulle soluzioni che abilitano le “nuove” riunioni ibride tra sede centrale e uffici remoti al meglio delle possibilità e della continuità di servizio.

E qui una guida pratica al distanziamento sociale all’interno delle sale riunioni piccole

Le regole d’oro per il telelavoratore

Dal punto di vista del telelavoratore, l’aspetto prioritario è quello di stabilire nella propria abitazione un’apposita area di lavoro, che deve essere collocata nell’ambiente quanto più possibile privo di distrazioni e lontano da rumori e ingombri, se possibile in un luogo illuminato dalla luce naturale, con una buona aerazione e una superficie di lavoro ergonomica. Altro punto chiave è: bando alla trascuratezza personale e, dunque, al pigiama. 

Al contrario è bene crearsi abitudini che predispongano alla giornata lavorativa, come fare una doccia, vestirsi, fare colazione.  Dal punto di vista dell’organizzazione del lavoro è una buona abitudine condividere il proprio calendario e le proprie disponibilità, così da facilitare l’interazione con i membri del proprio team. Al tempo stesso, occorre stabilire delle linee guida per la famiglia e il lavoro, definendo dei confini netti, evitando così il rischio di essere sempre operativi. La cura della concentrazione è ovviamente fondamentale: le cuffie professionali Jabra, progettate appositamente per migliorare la concentrazione e la collaborazione, possono essere un elemento capace di fare la differenza per la propria produttività. 



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