Prima o poi ognuno di noi si è trovato davanti alla necessità di scansionare urgentemente uno o montagne di fogli.

Pensiamo solo al lavoro da casa e alla didattica a distanza in cui ci troviamo da un anno a questa parte: senza scanner esterni, scanner integrati nella stampante o app di scanner sul proprio smartphone non saremmo riusciti a procedere bene con il nostro lavoro o con lo studio dei nostri ragazzi.

Digitalizzare i documenti, quindi, è diventato fondamentale in particolar modo per le aziende, le quali hanno bisogno di eliminare gli archivi fisici e ridurre i costi di carta, scorte e spedizione.

Gli scanner HP: panoramica

Il giusto scanner HP può contribuire a ottimizzare la gestione dei documenti in ufficio e a ridurre il tempo necessario per individuare e condividere le informazioni.

I prodotti HP ScanJet digitalizzano i documenti in modo più efficiente e riducono le operazioni manuali in modo intuitivo e affidabile, come ad esempio:

  • Scanner a superficie piana HP ScanJet Pro con ADF (Alimentatore Automatico di Documenti), un dispositivo monofunzione collegato al PC con funzionalità avanzate di ottimizzazione delle immagini per una digitalizzazione più efficiente e un impiego ottimale per volumi di scansione medi e scansioni di fotografie e documenti di alta qualità
  • Scanner con alimentatore a fogli HP ScanJet Pro, un dispositivo monofunzione collegato al PC con sistema diretto dell’ADF, che consente di elaborare automaticamente una grande varietà di supporti e formati fronte/retro, offrendo più opzioni di gestione per immagini, tipi di file e condivisione. Il suo impiego ottimale è per volumi di scansione elevati di documenti molto complessi

Qual è il dispositivo giusto in base al carico di lavoro e al supporto utilizzato?

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I dispositivi dotati di ADF semplificano notevolmente la scansione di più pagine: in caso di lavori più complessi, infatti, è possibile risparmiare tempo e avere una maggiore capacità e supporto per la scansione fronte/retro in un solo passaggio.

L’ADF degli scanner HP ScanJet con alimentatore a fogli è caratterizzato da un percorso diretto in grado di supportare più tipi di supporti, incluse carte d’identità plastificate e materiali più pesanti. HP ScanJet Pro 3000 s3 è compatibile con una vasta gamma di supporti di grammature da 40 a 413 g/m2 e fino a 309,9 cm di lunghezza.

HP ScanJet Pro 3000 s3, 3500 f1 e 4500 fn1 include HP EveryPage e un sensore ultrasonico che consente di alimentare e acquisire le scansioni in totale sicurezza, incluse le risme miste di supporti di varie grammature e formati, ad alte velocità.

Con la scansione one-touch è anche possibile ottimizzare il flusso di lavoro: basta scansionare le immagini direttamente nelle applicazioni più diffuse con i driver TWAIN e ISIS dotati di tutte le funzionalità e condividere o archiviare i file direttamente in cartelle di rete, verso la mail, oppure in spazi di archiviazione cloud come Dropbox e Google Drive.

Scenari d’uso: facciamo due esempi

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Immaginiamo che un’insegnante di scuola elementare debba digitalizzare pagine di libri extracurricolari per inviarli via e-mail ai suoi studenti come compiti scolastici.

L’insegnante però ha anche bisogno di inviare eventuali note sulla condotta al tutor scolastico, presente in sede solo una volta alla settimana, in modo che possa valutare la situazione e intraprendere le iniziative necessarie.

Qual è la soluzione HP migliore per queste esigenze? Gli scanner a superficie piana con alimentatori automatici di documenti.

Utilizzando lo scanner a superficie piana HP ScanJet Pro 2500 f1 e il software in dotazione, l’insegnante può condividere facilmente i documenti con studenti, genitori e tutor scolastico, risparmiando tempo, migliorando le comunicazioni e riducendo le spese per le fotocopie.

Ora passiamo a un altro scenario. Uno studio contabile ha bisogno di archiviare centinaia di documenti accumulati nel corso degli anni, inclusi fatture, dichiarazioni dei redditi, rendiconti e accertamenti sui clienti.

Per questo tipo di lavoro, HP propone HP ScanJet Pro 3000 s3, lo scanner capace di gestire volumi di scansione, formati eterogenei, qualità dei documenti e interazione con immagini in modo efficace.

Con questa soluzione, il commercialista può acquisire nuovi file, modificare le immagini su PC e inviarle alle varie cartelle SharePoint, oppure integrarle direttamente nei suoi account QuickBooks. Il risultato sarà un processo di acquisizione efficiente e un migliore accesso alle informazioni.

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