La fatturazione elettronica sarà obbligatoria ormai a brevissimo. Ma ci sono molte cose da chiarire: lo facciamo con Roberto Stefanini, CEO di MyFoglio. Ecco le nostre domande, e le sue puntuali risposte.
Perché si è passati dalla fattura di carta a quella elettronica?
Anzitutto per uno scopo: ridurre l’evasione fiscale.
Solo per quello?
No. Quello è il proposito principale. Poi c’è quello di incentivare la digitalizzazione delle imprese italiane, e ciò è sicuramente positivo poiché elimina la possibilità di errore su elementi che oggi vengono gestiti manualmente.
Quando entra in vigore?
Dal 1° gennaio 2019
E chi riguarda?
La fatturazione elettronica coinvolgerà circa il 60% delle Partite IVA italiane: ne saranno escluse le Partite IVA con regime di “vantaggio” o “forfettario”. Ma attenzione: ne saranno esclusi solo per il ciclo attivo, cioè per le fatture che loro emetteranno ai clienti; non invece per quelle che i fornitori emetteranno a loro. Ciò significa che, più o meno, tutti ne sono coinvolti.
Siamo sicuri che entrerà in vigore il 1° gennaio e non ci saranno proroghe?
Anche io ho sentito voci di termini spostati a metà luglio per alcuni soggetti e gennaio del 2020 per altri. Ma è fake news: si parte il 1° gennaio 2019.
Ok. Adesso spieghiamo concretamente cos’è una fattura elettronica.
Comincio dicendo cosa non è: un file PDF, come quello che molti già mandano adesso con una mail. È invece un file XML spedito attraverso un circuito elettronico. Cerchiamo di capire il processo: emetto la fattura, che vuol dire generare il file con le informazioni minime (quelle che di solito si mettono nelle fatture cartacee), alle quali vanno aggiunti poi due elementi. E cioè la PEC o il codice destinatario. Si tratta delle indicazioni sul “dove” la fattura deve essere inviata.
Poi cosa succede?
La fattura parte, arriva al sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate e viene presa in carico, cioè verificata. L’Agenzia ha un “cassetto fiscale” per ogni Partita iva in cui le rispettive fatture che le arrivano vengono conservate: e deve poi recapitarla al destinatario e quindi deve sapere dove mandarla. Lo sa in due modi: o perché il canale è già a lei noto, o lo sa attraverso la PEC o il codice destinatario indicati nella fattura stessa. Ecco perché quelle due indicazioni sono importanti.
E se l’Agenzia delle Entrate non ha alcuna informazione sul destinatario?
Si crea uno stallo: la fattura resta nel cassetto a disposizione del destinatario, che però di fatto non la vede perché non riceve alcuna notifica. E quindi, di fatto, la fattura è valida per chi l’ha emessa e il destinatario non sa di averla ricevuta fino a quando non andrà lui stesso a vedere nel suo cassetto fiscale.
Se invece la riceve, cosa accade?
La normativa richiede che venga messa in conservazione. Lo può fare l’Agenzia dell’Entrate, mettendola in un contenitore digitale utilizzabile sia per le fatture attive che per quelle passive. Oppure si può anche metterla da sé in conservazione presso uno dei tanti operatori abilitati, di cui diremo però dopo.
E la firma? Deve essere elettronica?
Facciamo chiarezza. Prima di aprile, era obbligatoria; dopo si è stabilito che non lo è più e che basta il semplice inoltro. Ma restano aperte alcune interpretazioni secondo cui andrebbe messa comunque, non tanto per ragioni fiscali quanto civilistiche.
C’è poi la questione sanzioni.
Questione importantissima, perché se non si osservano le regole si arriverà a pagare sanzioni amministrative comprese tra il 90 e il 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato. Si capisce quanto il tema non sia da sottovalutare.
Parliamo adesso del lato “passivo”: cosa deve fare chi riceve la fattura elettronica?
La fattura viene ricevuta o sulla Pec o tramite il codice destinatario. Il codice è lo strumento chiave per snellire il processo, perché permette alla fattura di comparire all’interno del proprio gestionale. Non c’è quindi bisogno di trattarla, e questo è l’effettivo beneficio per chi lavorerà con gli strumenti integrati in tutta la filiera. Chi la riceve avrà quindi l’obbligo di mandarla in conservazione, usando – come dicevamo poc’anzi – il servizio dell’Agenzia delle Entrate o uno degli operatori abilitati.
La fatturazione elettronica è un onere, ma anche un’opportunità per rivenditori poiché è un business in più da proporre alle aziende. E allora ti chiediamo: come si vende una fatturazione elettronica?
Premessa doverosa: l’Agenzia delle Entrate ha predisposto il software per poter comporre una fattura in modo semplice dall’inizio alla fine. Quindi vien da chiedersi: a cosa mi serve il servizio di un altro operatore? La risposta è semplice: la soluzione commerciale fornisce il servizio chiavi in mano: si crea il documento, lo si invia e lo si manda in conservazione in modo automatico, l’utente non ha oneri e riduce la possibilità di sbagliare.
Però lo paga, il servizio…
Esatto, e proprio perché l’Agenzia delle Entrate lo fornisce gratuitamente è importante motivare bene i plus di ciò che si vende. E qui va compreso bene un concetto.
Quale?
Le soluzioni software in questo ambito, di massima, possono avere un costo molto variabile tra tanto e poco. Queste ultime ad esempio sono di fatto solo programmi di compilazione di fatture, e si traducono in sostanza nell’offerta di strumenti di invio e archiviazione. Le soluzioni che costano di più sono invece solitamente gestionali completi, e offrono molti altri servizi rispetto alla semplice fatturazione. Capire questa differenza è fondamentale, perché il cliente investendo qualche euro in più può ottenere molte più funzionalità utili alla gestione delle sue attività lavorative.
Il rivenditore, per esempio, da ciò cosa può trarne?
Per esempio può supportare l’utente nella formazione all’uso della piattaforma, o dare poi il supporto tecnico successivo. Anche perché in questa fase di digitalizzazione per molti di questi si passerà dalla carta al computer, e gli utenti avranno bisogno davvero di un supporto a tutto tondo.
Una domanda tecnica: fornite le API per integrare in altri processi?
La risposta è sì, sia per il ciclo attivo sia per quello passivo.
Prendiamo il caso di un privato che richiede la fattura ma ha solo il codice fiscale: che si fa?
Quando si inserisce un codice destinatario, viene formattato in modo da essere recapitato nel cassetto fiscale del privato. Così l’Agenzia delle entrate ne ha conoscenza, mentre all’utente finale viene rilasciata una ricevuta senza però effetti fiscali.
E le fatture in detrazione, come quelle che fanno i medici?
La situazione non cambia: tutti i soggetti coinvolti nella fatturazione devono emetterla come elettronica.
Ma si partirà davvero a gennaio? Guardiamo al GDPR: dopo una serie di rimandi è finalmente in vigore, ma solo il 2% delle imprese italiane è a norma. Potrebbero esserci deroghe?
La deroga c’è già stata per i benzinai: dovevano partire a luglio, sono slittati anche loro a gennaio lasciando la possibilità a chi lo volesse di emettere comunque la fattura elettronica. C’è da augurarsi che si parta tutti subito per vari motivi.
Quali?
Perché l’inizio dell’anno è il momento migliore, non si subentra a metà o dopo con problemi di uniformità rispetto a quanto emesso prima e quanto dopo. Poi, sul piano tecnico e procedurale tutto è pronto e non c’è ragione per non partire. Anche perché un rimando costerebbe al governo qualche miliardo di euro, e questo eventuale rimando potrebbe anche rimettere in discussione l’aumento dell’IVA calmierato proprio con questa decisione di avviare la fatturazione elettronica.
Ma perché partire subito, se siamo gli unici al mondo ad adottare la fatturazione elettronica?
Perché non siamo gli unici al mondo. Questa cosa va chiarita: Brasile e Argentina hanno adottato da tempo la fattura elettronica e lo scontrino elettronico, e su questo ci fanno anche dei concorsi a premi.
Posso usare il mio gestionale corrente o sono costretto a prenderne uno nuovo?
Se è possibile adattarlo a rispettare i requisiti tecnici e procedurali precedentemente descritti, il gestionale corrente diventa “compliant” e può essere tranquillamente utilizzato.
Domanda tecnica sulla conservazione sostitutiva: che requisiti ha?
Bisogna avere un’infrastruttura server di un certo tipo, c’è da fare una certificazione. Ci vogliono insomma operatori specializzati.
Se devo fatturare la vendita di un prodotto e di un servizio correlato, devo separarli in fatture distinte?
No, non mi risulta. Se lo richiede per qualche motivo il profilo fiscale del’emittente della fattura, ok; ma il formato XML non lo richiede.
Ma cosa accompagna i beni quando viaggiano? Parliamo insomma del documento di trasporto.
Il documento di trasporto resta quello di sempre: di carta. Non riguarda la fatturazione elettronica. Ho sentito dire: scansionate le bolle e allegatele al file XML. Ecco: non fatelo. La scansione appesantisce tutto, si tratta di documenti che tolgono bite allo spazio di conservazione. E che quindi comportano un costo.
Abbiamo detto che la fatturazione elettronica è pensata anche per non evadere l’IVA. Ma chi l’ha evasa finora l’ha fatto senza emettere fattura. Quindi: chi ha sempre fatturato, lo farà ora in digitale; chi non ha mai fatturato, continuerà a non fatturare. Non è che così la fatturazione elettronica si rivela semplicemente inutile?
No. La questione non si riduce solo all’emettere o non emettere fattura. Prendiamo per esempio quelli che fatturano ad aziende inesistenti: l’elettronica li becca subito. E in ogni caso, chi lavora onestamente vivrà in un contesto chiaro per il fisco, che saprà come mi comporto senza doverci arrivare per induzione con strumenti poco certi. Tipo lo spesometro
Se uno emette fattura senza che io lo voglia?
Mentre prima la buttavo via, ora sarò obbligato a contestarla. Essendo qualcosa che è tracciato e che mi riguarda, devo disconoscerla; anche perché l’altro potrebbe dirmi: “ora mi paghi”.
E se si tratta di una fattura errata nei contenuti?
Purtroppo è buona. E NON è possibile modificarla ma devo farmi fare una nota di credito sempre elettronica e farmi emettere una nuova fattura. Ecco perché bisogna lavorare in modo più ordinato e le date iniziano ad essere importanti: perché questi disguidi portano via appunto tempo, e possono creare problemi sulle date contabili dei documenti, con impatti sui pagamenti e sul business.
Ultima domanda: non sarà più necessario tenere i registri IVA?
Domanda da fiscalisti. Ma se posso dire la mia, mi aspetto che alla lunga spariranno.
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